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湖北第二师范学院数字化报告厅使用申请表
时间:2013-11-21 15:56:17  来源:  作者:  点击次数:

 

湖北第二师范学院数字化报告厅管理规定
 
数字化报告厅(以下简称“报告厅”)是学校举办重要会议、报告、典礼、仪式等活动的场所。为加强报告厅的管理,更好地为各类会议、学术活动、文化活动等提供服务,特制定本规定。
一、报告厅使用范围
大报告厅(约374座),小报告厅(270座)主要用于学校承办或组织召开会议、报告、讲座、学术交流、影视学习、网络直播与点播、校园文化活动、教职工大会及其他校内各单位确需组织的活动。
二、报告厅的管理
(一)学校办公室负责报告厅的日常管理,主要包括报告厅使用申请审核、音响控制室的环境卫生、设备的使用与维护等;水电保障、保洁卫生由后勤产业集团负责;进出大门门卫管理由综合治理与安全保卫处负责;会场布置、礼仪、茶水服务等由使用单位自行负责。
(二)报告厅的使用安排遵循“申请优先、兼顾重点”的原则,严格履行审批手续。学校办公室按照申请时间顺序及活动的重要性、报告厅接待能力等统筹安排使用报告厅。
(三)报告厅的活动管理遵循“谁使用、谁管理、谁负责”的原则。使用单位负责参会人员在会场内的组织、管理和安全教育,安排专人维护会场秩序和公共设施管理,严格控制入场人数。使用单位负责人为当次活动的第一安全责任人。
(四)报告厅管理员在使用前要调试好音响、灯光及多媒体设备;使用后要及时会同使用单位清点设备和设施的完好情况并办理验收交接手续,联系卫生保洁,切断电源,关好门窗,确保室内安全。对设备、设施清点中存在的问题要在《数字化报告厅使用申请表》的“活动使用情况”栏中注明,并经使用单位经办人签字确认。
三、报告厅的使用报批程序
(一)使用单位应提前一周如实填写《数字化报告厅使用申请表》,包括使用时间、活动内容、服务要求等。
(二)经本单位主要负责人签字并加盖公章后报学校办公室。
(三)学校办公室审核确认后,由报告厅管理员登记备案、安排使用。
(四)办理使用手续后需要变更或取消使用计划的,须在预约使用日前一天通知学校办公室。
四、报告厅的使用要求
(二)保持室内卫生,严禁吸烟,不准随地吐痰、吃带果壳的食物和随地丢弃垃圾,严禁携带易燃易爆物品进入报告厅,严禁在桌椅、墙壁等处乱涂乱画,禁止攀踏桌椅。
(三)报告厅灯光、音响、话筒、投影机和屏幕等设备由学校办公室专人操作。
(四)未经允许,不要挪动、拆卸室内设施,不要在室内悬挂、张贴标语或其他宣传品。使用单位经允许布置会场时,不得使用双面胶、胶带、钉书针、钉子等对封面和地面装饰有污损或破坏的物品。如有特殊需要,应提前向学校办公室说明,经同意后方可进行。活动结束后,使用单位应将报告厅恢复原貌。
(五)凡违反上述规定的,管理人员有权采取制止违规行为、请出场外直至谢绝入场等处理办法。
五、本规定自发文之日起执行,由学校办公室负责解释。
 
附:《湖北第二师范学院数字化报告厅使用申请表》
 
 
 
 
2013年11月20日
 
 
 
 
 
 
 
 
湖北第二师范学院数字化报告厅使用申请表
 

 
申请部门(院系)
 
 
部门(院系)负责人签字盖章
 
使用时间
         
结束时间
 年 月     
 
 
 
活动内容及设备使用要求
 
 
 
使用报告厅类型
 
 
 
 
【注:根据人数填一号(270人)或二号(374人)】
 
使用部门现场负责人
 
 
 
校办审核盖   
 
 
 
 
 
活动使用情   
 
 
注:此栏由报告厅管理人员填写。

 
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