现在位置:首页 > 办事指南
行政楼会议室使用须知
时间:2014-03-11 09:58:26  来源:  作者:  点击次数:

 

行政楼会议室使用须知
 
为贯彻落实《进一步规范会议管理工作的通知》(鄂二师院行[2013]6号)文件要求,切实做到“精简办会、务实办会”,更加便捷高效地使用行政楼会议室,请会议主办单位配合做好以下工作:
一、会议考勤
1.开门时间:会议室将在会前20分钟开门,各主办单位应安排专人提前到会场做好相关准备工作;如有特殊要求,请提前告知校办秘书科(行政楼307室)。
2.会场签到:如有必要,请主办单位于会前到校办秘书科领取会议考勤表(或使用自制会议考勤表),自行组织签到,严肃考勤纪律,如实填写到会情况,会议结束后将复印件交至校办秘书科备案。
二、会场布置
1.会场电子会标:请提前一日到校办秘书科登记电子会标内容。(限一号、四号、五号会议室)
2.会场桌签:请提前一日到校办秘书科办理借用手续,由文印室工作人员协助打印制作,用后及时归还。
3.投影仪设备:会议如需要PPT展示,请提前到校办秘书科办理设备(包括投影仪、笔记本电脑等)使用登记,严格执行借用归还手续。(限一号、五号会议室)
三、会场服务
1.茶水供应:因撤销内勤岗位,请各主办单位自行到三楼茶水间取用开水瓶,校办负责提供纸杯、茶叶、开水等。
2.接待室使用:如需在会前使用接待室,请主办单位提前联系,并安排专人在接待室做好服务工作。
四、其他
会后,请主办单位工作人员简单清理会场资料,检查是否有遗落物品,及时关闭空调和电灯,并告知校办秘书科。
联系人:雷晓林、张晓玎   联系电话:87943618
 
学校办公室
2014年3月10日
 
附件:《进一步规范会议管理工作的通知》
关于进一步规范会议管理工作的通知
 
各院(系)、处级单位:
为深入贯彻《湖北第二师范学院关于改进工作作风、密切联系师生的若干规定》(鄂二师院党〔2013〕6号),改进工作作风,提高会议质量和效果,现将进一步规范会议管理有关事项通知如下:
一、加强组织,提高会议效率
(一)强化办会职责。学校办公室要协调做好会议准备工作,根据会议内容,安排好党委常委会、党政联席会和院长办公会。由学校办公室主办的会议,学校办公室牵头负责,其他相关单位予以配合;部门以学校名义召开的会议,由主办单位牵头办理,学校办公室进行指导,有关单位予以协助支持。各主办单位要按照“精简、节约、高效、规范”的要求,缜密考虑、精心安排、有序运作,扎实做好会议的组织、服务工作。凡会议内容涉及校内其他单位的,会议主办单位应与有关单位协商取得一致意见;经协商不能取得一致意见的,会议主办单位应列出各方理由,并提出建设性意见。会议主办单位应认真准备好会议材料,提前呈送参会校领导审阅。
(二)严格会议审批。各单位以学校名义召开的会议实行审批制,提前一周填写《每周会议安排申报表》(在学校网站学校办公室网页“办事指南”栏下载),经本单位主要负责人签字后报分管校领导审批,于周五上午11:00前交学校办公室秘书科(行政楼307室)。召开全校性的党总支(直属党支部)书记会议,须经党委书记批准;召开全校性的院长(系主任)会议,须经校长批准。未经审批,各单位不得擅自召开全校性工作会议。
(三)加强会议预告。学校办公室统筹协调会议安排,于每周五16:00前在学校网站主页“信息公告”栏发布下一周《校领导重要活动安排》,不再书面送达或电话告知。各单位及主要负责人应及时查阅校园网站主页的每周校领导重要活动安排信息,督促与会人员按时到会。临时会议采取电话、短信或网络方式告知,各单位收到通知后应及时回复。各单位主要负责人要保持通讯畅通,通讯方式变更应及时告知学校办公室。
(四)压缩会议规模。各单位要按照会议内容合理确定出席范围,只安排与内容密切相关的单位和人员参加。可由经办人员参加的会议,则不安排单位副职领导参加;可由单位副职领导参加的会议,则不安排单位主要负责人参加,如此类推。各单位职责范围内的专项工作会议,一般由本单位主要负责人部署落实,校领导不必每次出席会议并讲话。
(五)提高会议效率。各单位要切实精简会议,可开可不开的会议坚决不开,内容相近的会议要合并召开,参会范围相似的会议要尽量套开。凡是已经明文规定的事项不开会,凡是职责已经明确的事项不开会,凡是能用文件、电话解决的问题不开会,凡是无明确目的、无实质内容的会议一律不开。坚决杜绝以会议落实会议,以文件落实文件。要提高会议组织水平,合理安排会议时间,优化会议议程,从严控制讲话人数,开会时开门见山,直奔主题,抓重点说要点,讲短话、实话,不说套话、空话。
二、严肃纪律,确保会议质量
(一)严格会议请假制度。凡明确规定参会对象的,原则上不得请假。特别是要求主要负责人参加的会议,原则上不能由副职代会。主要负责人确有特殊原因不能到会,要提前半天向会议主持人请假,明确代会人员,并报会议主办单位备案。未请假或未按规定请假的,一律视为缺席。
(二)严格会议考勤制度。出席会议人员由会议主办单位负责考勤。会议主办单位应于会前到学校办公室秘书科领取《会议考勤登记本》,认真组织与会人员签到,如实填写考勤登记本;会议开始前向会议主持人报告考勤情况;会后及时将会议考勤本交还学校办公室秘书科。
(三)严格遵守会场纪律。与会人员应提前10分钟进入会场,准时参加会议,其中大型会议应提前15分钟进入会场,不得迟到、早退。如遇特殊情况需提前离会者,须经会议主持人批准,否则按早退处理。会议期间,与会人员的移动电话及其他通信设备一律关闭或设为静音、振动模式,如遇特殊情况需接打电话的,应安静地离开会场于场外进行。与会人员要有严明的纪律观念,严格遵守会议制度,不开“小会”,不干杂事,专心致志,集中精神。
三、强化督查,保障会议实效
(一)及时制发会议纪要。各单位主办的会议除特殊要求外,均应制发会议纪要。会议纪要由会议主办单位草拟,经本单位主要负责人审核,根据会议内容按有关规定呈校领导签发后,送学校办公室印制,由会议主办单位分发。会议纪要应做到文字精练,表述准确,采取条文式写法,只写议定事项,一般不对汇报单位的工作进行评价。会议纪要一般于会后3 个工作日内完成起草并送审。
(二)认真落实会议精神。会议结束后,参会人员要及时将会议文件材料交本单位办公室,按办文程序处理。严禁不传达、不汇报、不贯彻、不落实等失职渎职行为。凡会议议定的事项,各单位必须严格遵照执行,不折不扣贯彻落实。
(三)加强会议情况通报。学校办公室要对会风问题加强督查,对不遵守会议制度、会议纪律的单位或个人予以通报批评;对情节严重、影响全校工作、造成重大损失的,要追究单位负责人和当事人的责任。对会议决定事项的落实情况,由学校办公室、纪委(监察处)负责跟踪督查,并及时向学校领导反馈。
 
 
湖北第二师范学院
2013年10月22日
 
 
打印本页】【关闭窗口  
湖北第二师范学院校长办公室版权所有 ©2011-2014