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关于加强会议管理提高会议质量的通知
时间:2011-11-03 14:22:56  来源:  作者:  点击次数:

鄂二师院办〔200814

 

各院、系、处级单位:

为加强学校会议管理,提高会议质量,现将有关事项通知如下:

一、规范会议制度

(一)院长办公会由院长、副院长、院长助理组成,由院长或院长委托的其他院领导召集和主持。院长办公室负责人、议题涉及部门和单位主要负责人列席相关议题。

(二)院长办公会一般每周召开一次,根据工作实际需要也可随时召开。

(三)院长办公会的主要任务是:传达贯彻上级行政部门和学校党委的重要决定,并研究落实措施;研究形成提交党委会讨论的政治思想工作、教学、科研、行政、后勤管理重要工作的方案;研究处理学校行政日常工作中的重要事项;讨论决定学校行政报上级行政部门的重要请示、报告;讨论中层单位请示的重要事项;听取有关部门的专题汇报,研究处理需要院长、副院长协调的有关重大问题;通报和讨论学校行政其他重要事项。

(四)副院长、院长助理根据各自的分工和工作需要,可召开专题工作会议,听取汇报,征求意见,协调关系,检查工作,研究处理有关问题。

二、加强会前协调

(一)学校各单位拟提请院长办公会研究的事项,主办单位应在会前主动与相关单位协商,力争形成一致意见;经协商后意见仍不一致的,应将分歧意见如实上报院长办公室,列明各方理由,提出主办部门的倾向性意见。

(二)院长办公室对单位拟提请院长办公会研究的事项,对其中意见不一致的,必须进行会前协调,在充分听取各方意见的基础上,站在学校全局的高度,积极主动地与各方沟通;经协商后意见仍不一致的,应提出解决问题的方案,报分管领导审定。

(三)副院长、院长助理对拟提请院长办公会研究的事项,要进行认真研究和把关,对意见不一致的,要听取各方意见或论证,及时协调,并形成一致意见,同时提出优选方案。

(四)涉及全局性的重大事项,意见不一致时,可报请院长协调。凡没有形成一致意见的事项,原则上不提请院长办公会研究。

三、严格审批程序

(一)各单位提请院长办公会研究的议题,需填写议题登记表(见附件1),经单位主要负责人签批后,报院长办公室,并附上汇报材料、有关单位会商意见等内容。汇报材料要主题鲜明,简明扼要,分析问题要实事求是,所提意见和建议要明确具体,必要时要拟订可供选择的若干方案,重大问题还要提供专家咨询意见。

(二)院长办公室收到议题登记表后报请院长助理、分管副院长、院长审批。

(三)所有提请院长办公会研究的议题,院长办公室和院领导同志要加强审核把关,做到“四种议题”不上会,即学校分管领导能够研究解决或副院长之间能够协商解决的不上会,主办单位会前未与相关单位充分协商达成一致意见或未就分歧问题提出倾向性意见的不上会,未填报会议审批单并报请院长审定的不上会,汇报单位主要负责人无法参会或未能按会议要求和时间报送会议材料的不上会。

(四)院长办公室综合科一般于会前3天,根据汇总的议题及汇报材料的准备情况,按学校主要领导同志意见和轻重缓急程度,合理编排会议议题。每次院长办公会议题一般不超过5个。综合科编排议题后,填报会议审批单(见附件234),报请院长办公室主任、院长审定。会议议题一经审定,原则上不再临时增加其他议题。各位副院长如对议题有意见或建议,可在会前提出。

四、严明会议纪律

(一)参加院长办公会必须单位主要负责人,除汇报单位可带1名副职和1名助手外,其他单位一律不得带副职或助手。因特殊原因确实不能与会者,必须在会前1天向院长办公室书面请假,并安排一名负责同志与会。

(二)一次会议有多个议题时,实行候会制度。会议在讨论前一议题时,后一议题的参会人员在候会室等候。参会人员一律不得提前退场或临时请人代会,确有紧急情况的,要事先向主持会议的领导同志请假,获准后告知会议工作人员。

(三)严格控制汇报和发言时间。汇报人必须是汇报单位的主要负责人,汇报和发言要开门见山,直奔主题,主要汇报提请解决的问题和相关背景,汇报时间不超过10分钟,特殊情况最长不超过15分钟。其他与会人员发言要紧扣主题、直陈观点,不讲与会议无关的话,不讲重复的话,时间一般不超过5分钟。

(四)会议期间,除机要人员及会议工作人员外,其他人员非经允许不得进入会场约请领导、传送文件。确有紧急情况的,由会议工作人员统一代办。会场实行无线信号屏蔽,所有与会人员要自觉关闭各类通信工具,或设置为静音、振动。

五、提高办会水平

(一)根据学校主要领导同志的会议审批意见,由院长办公室综合科及时报告院长、副院长、院长助理、院长办公室主任,通知列席人员和各参会单位。会议通知一般采取书面方式,紧急情况可电话通知。文件和议题于会前送达院长、副院长、院长助理和院长办公室主任。

(二)议题确定上会后,主办单位要根据协调情况明确主汇报单位,汇报材料经分管领导审签后,由汇报单位负责按统一要求印制(见附件5)。汇报材料一般不超过1500字,标题下方注明汇报单位全称。对提交会议审议和讨论的文件稿,须有起草说明,并在正文标题下方用括号标注“草案”或“送审稿”字样。汇报材料不署单位负责人姓名,不用单位文头纸,不得出现缺页、漏页、字迹不清等问题。

(三)院长办公会一般在行政楼三楼3号会议室召开。会议工作人员会前要做好会场布置等工作。

(四)会议期间,由院长办公室综合科安排专人负责签到、引导与会人员进入会场、处理领导临时交办事项等。

六、强化督办落实

(一)院长办公会除特殊要求外,均制发《院长办公会议纪要》。《院长办公会议纪要》按程序经院长办公室主任审核后,报院长或主持会议的副院长签发。

(二)会议纪要应做到文字精练,表述准确,采取条文式写法,只写议定事项,一般不对汇报单位的工作进行评价。院长办公室秘书科一般于会后3个工作日内完成会议纪要的起草并送审。会议纪要对与会人员按照“出席”、“列席”范围分别表述。

(三)院长办公会议定的事项,各单位必须严格遵照执行,不折不扣地贯彻落实,并将落实情况于会后2个月内报院长办公室。院长办公室督办与法律事务科每季度对会议议定事项的贯彻落实情况进行督办检查,并将落实情况草拟《督办通报》,报院长办公室主任签发。

 

附件:1、院长办公会议题登记表

      2、院长办公会审批单

      3、拟安排院长办公会研究议题单

      4、待安排院长办公会研究议题单

      5、院长办公会汇报材料统一格式

 

 

 

二○○八年五月八日       

 

附件1

院长办公会议题登记表

   

议题名称

 

 

议题协调

   

 

汇报单位

 

汇报人

 

职务

 

与会部门

建议名单

 

汇报材料

准备情况

 

提请单位

   

 

负责人签名:

院办主任

审批意见

 

 

分管领导

审批意见

 

院长审批

   

 

注:此表由提请单位填写后,交院长办公室综合科汇总。

附件2

院长办公会审批单

   

会议时间

 

会议地点

 

拟提议题

 

拟请领导出席情况

 

院办处理

   

 

领导批示

 

注:此表由院长办公室综合科填写。

附件3

拟安排院长办公会研究议题单

 

序号

   

提请单位

及 时 间

审批人及

审批时间

汇报单位

与会部门

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

注:此表由院长办公室综合科填写。

附件4

待安排院长办公会研究议题单

 

序号

   

提请单位

及 时 间

审批人及

审批时间

汇报单位

与会部门

1

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

注:此表由院长办公室综合科填写。

附件5

院长办公会汇报材料

(×××同志批印)

 

《××××办法(草案)》的审修报告

汇报单位全称

 

一、《××××办法(草案)》的审修过程

……

二、《××××办法(草案)》的主要内容

……

三、意见和建议

(一)……

(二)……

 

 

 

《××××办法(草案)》(正文)

 

 

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