学校办公室公文处理基础知识交流
2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》，停止执行《中国共产党机关公文处理条例》（96年中共中央办公厅发布）和《国家行政机关公文处理办法》（2000年国务院发布），实现了党的机关公文处理与政府机关公文处理法规一体化，无论是党的公文，还是行政公文，就此一条法规。高校作为教育事业单位，公文处理工作参照《条例》执行。 下面，我就公文处理工作的一些体会，与大家进行简单交流，不当之处请大家包涵。
一、公文的涵义、特点与种类
（一）公文的涵义
《党政机关公文处理工作条例》第三条指出，“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
简单地说，公文是法定机关和组织在处理公务中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是各级机关行使职能的重要工具。
（二）公文的特点。从公文的涵义可以看出，公文的主要特点有：
1.公文是一种应用文书。(既不同于办理私人事务的文字材料，也不同于诗歌、散文等文学作品,而是一种应用文)
2.公文适用于处理公务。（传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况）
3.公文具有特定的效力。（公文体现的是组织意志和利益，传达的意志不以受文者是否同意为前提，公文一旦发布实施，其法定效力将对受文者及其他有关方面的行为产生不同程度的强制性影响和约束，必须被严格遵守或执行，具有极强的约束力）
4.公文具有规范的体式。（体式指文体和格式。公文不同于文学作品、新闻报道、学术论文等实用文件，必须严肃庄重。公文制发单位要严格遵循共同的规范格式，种类名称、体式结构、用纸幅面等都必须执行具体规定，不得随意更改）
5.公文是行政管理工具。（体现在公文的作用上，主要包括指导工作，传达意图；联系工作，交流情况；请示工作，答复问题；总结工作，推广经验；记载工作，积累史料）
（三）公文种类。
公文种类是根据公文功能属性进行的分类，简称文种。正确理解、全面把握、准确选用文种，是做好公文处理工作的一项基本要求。在公文处理工作中要认真区分法规中规定的文种、专用文种及其他文种之间的关系，正确地选用文种，为公文拟制、办理、管理提供便利，维护公文的权威性、严肃性。
1.新《条例》规定的主要文种。
原《中国共产党机关公文处理条例》规定的党的机关使用的主要文种有14个,《国家行政机关公文处理办法》规定的国家行政机关使用的主要文种有13个,名称相同的有9个,名称不同的也有9个,合计有18个文种.<新《条例》把两个方面的文种合并统一成15种，包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。去掉了原来党的机关文种“指示”、行政机关文种“条例”、“规定”。
上述15个文种原则上不区分党政机关文种适用对象，也就是说原则上不指定哪个文种适用于党的机关，或哪个文种适用于行政机关，只有命令（令）、议案两个文种例外，只适用于行政机关。
2.文种选用上存在的问题。
文种是公文标题中不可缺少的因素。文种选用正确与否，是公文写作成败的重要因素，也是能否达到行文目的的重要环节。目前，在文种使用上存在许多问题，突出表现在以下几个方面：
（1）缺少文种。一是公文无标题；二是公文标题三要素不全，有的公文标题只有一个要素，即事由，犹如报纸上的新闻标题。
（2）使用非法定文种。不选用法规中规定的文种，而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复等文种，如公文标题为：“关于接待******计划”。
（3）文种重叠。如请示报告、意见报告、请示函等，又如转发通知类公文，因转发环节多，经常出现“通知的通知的通知”。
（4）生造文种。如情况报告、总结报告、申请报告、任免通知、汇报等，甚至把批转也拿来当作文种使用。
（5）文种作为公文标题。如将函、通知（会议通知或开会通知）、请示、报告等作为公文标题，违背法规中有关标题拟制的原则要求。
（6）错用文种。一种情况是拿请示当函用。平行机关行文时应该用函请求批准的却错误使用了请示文种。出现此种情况的原因：一是不清楚平行机关之间不是上下级领导与被领导关系，二是出于对这两个文种使用规范掌握不准，三是明知不对，不得已而为之，出于无奈，因为这样有利于申请事项获得“绿灯”。日常行文中，确有不少申请事项因使用了函而被收文单位退回的现象，而一旦改用了请示，就会马上得到对方的“恩准”。另一种情况是拿报告当请示用。这种现象经常出现，报告是上行文，属阅件不是办件，这样行文，容易误事。
二、公文格式与行文规则
（一）公文格式
《条例》规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素。这里主要讲解与大家日常工作中相关性较大的几个要素，其他的要素是学校办公室经常涉及到的。
1.标题。由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可以简略。公文标题要能概括公文的主要内容，又要选准文种，做到准确、精练，具有“画龙点睛”的作用，有助于人们对公文的制发机关、内容、性质有了解。
2.主送机关。是公文的主要受理机关，它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确；使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。
3.正文。是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。每个自然段之间不要空行，使用的层次序号不要过细，有的多达六层甚至七层，如除了上面说的四个层次序数外，还用“第一”、“第二”、“A、B、C”等等。
（二）行文规则
《条例》第4章行文规则共5条，包括行文的总规则、向上级机关行文的规则、向下级机关行文的规则和其他规则，即机关联合行文、部门之间行文、部门内设机构行文的规则。在这里不一一讲述，重点讲一下和我们工作关联度高的几条。
1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
决定是否行文，主要从3个方面把握：
一是行文理由、依据充分，行文条件成熟。即工作确实需要，如果不行文，就会影响工作甚至造成损失或重大损失的。例如，党政机关的重要决议、决定，公布法规规章和应当遵守或者周知的事项，宣布实施重大强制性措施，通报重要情况等，这些必须行文。
二是不得把行文当成解决问题的唯一手段。可发可不发的，坚决不发，不能为了发文而发文。比如，仅表态性的、没有实质内容的、照抄照传的、能够通过电话等手段解决的、搞形式主义应付上级机关检查的，等等，不要行文。
三是经审核认定该发的公文，也应该讲求实效。公文必须紧密结合实际，一切从实际出发，制定的方针政策措施办法等切实可行，能够解决实际问题。文风上要坚持少发文、发短文。
“注重针对性和可操作性”，这是《条例》新增加的内容。“针对性”是指公文中所制定的方针政策措施办法等，针对特定的任务，解决某些具体问题。“可操作性”是指拟制公文必须依法依规，注重调研，发扬民主，科学论证，严格把关。
（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
2.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
一文一事，即一件请示公文只请示反映一个问题，反映了请示公文专一性，有利于上级机关审阅、批示和答复。向上级机关请示问题，应当附背景材料、情况说明等，以利于请示公文的办理。
3.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
三、常用公文的适用范围与特点
结合学校工作实际，这里主要介绍其中的6个文种的适用范围与特点。
（一）通知
1.适用范围。用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
通知是使用频率最高，适用范围最广的文种。
2.主要特点。
一是适用范围广。此文种适用性强，形式灵活，在公务活动中广泛运用。
二是使用频率高。通知是所有公文文种中使用频率最高的文种。
三是专项性强。通知多是专项的，一事一通知，所以内容必须具体明确，表述要求简练准确。
3.如何用通知批转、转发、印发公文。
一是凡上级机关发布下级机关的来文，用“批转性通知”；
二是凡下级机关转发上级机关的来文，或者党政机关办公厅（室）根据授权，发布平行机关或上相隶属机关的来文，用“转发性通知”。
三是凡上级机关向下级机关行文时使用《条例》中规定的15个主要文种以外的其他文种，如准则、条例、规定、办法、细则、要点、规划、纲要、计划、方案等，用“印发性通知”。人事任免也多选用通知这个文种。
（二）报告
1.适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
2.主要特点：一是广泛性，适用范围广泛。二是陈述性，内容以陈述为主。三是单向性，下级机关向上级机关单位向行文。四是事后性，“事前请示、事后报告”。
3.报告的结构：
（1）工作报告：过去的回顾（交代背景，主要成绩，经验体会，存在问题），今后的打算（分析形势，指导思想，奋斗目标，主要措施）。
（2）情况报告：基本情况，做法和成绩，问题和教训，下一步打算。
（3）建议报告：建议的缘由，建议的事项，对建议的处理要求。
（4）答复报告：答复的依据，落实的过程，答复的事项。
（5）述职报告：基本情况，主要业绩（分项展开），存在问题（简短准确），结束语。
（6）事故报告：事故经过极其伤亡、损失情况，组织抢救与调查处理的情况，事故的性质、原因和教训，已经采取或准备采取的主要措施，对事故责任者的处理情况。
（三）请示
1.适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。
2.主要特点：
一是内容针对性、规定性。
二是逐级请示，不得越级行文，特殊情况需越级请示，要抄送被越过的有隶属关系的上级机关 。
三是单一性，一事一请示。
四是呈批性，原则上主送一个主管的上级机关即有隶属关系的直接上级机关，无论同意与否，上级机关都要给予答复。
五是请示者和受理者必须是一级机关或组织，并具有隶属关系或业务指导关系。
六是事前性，必须是事前请示，不能先斩后奏。
3.请示的结构：请示理由（重点），请示事项（目的），结束语（恭敬）。
4.请示与报告的区别：这两个文种的共同点是都是上行文，行文的作用有共同之处，都上向上级机关反映情况。它们的不同点主要表现为：
一是对上级要求不同。报告不要求上级答复，而请示则要求上级答复。
二是行文时间不同。报告是事中或事后行文，而请示只能是事前行文。
三是文种性质不同。报告属陈述性的上行公文，而请示属请求性的上行公文。
四是行文目的不同。报告是向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问，而请示是向上级机关请求指示、批准。
（四）函
1.适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
2.主要特点。
一是广泛性。函是朵机关、单位公务往来中使用比较简便灵活、使用范围广、使用频率高的公文文种。平行机关和不相隶属机关都可使用。
二是灵活性。凡是申请事项、建议咨询、商洽工作、通知事项、催办事项、答复询问、召开会议、报送材料均可用函，还可用来请求批准和答复审批有关事项等。
三是单一性。一函一事，简短明了。
3.函与请示的区别：这两个文种的共同点主要是它们的适用范围中都有请求批准的功用。它们的不同点主要表现在行文时间、行文方向、行文功能和行文结果上。
一是行文时间上，函是视内容可事前、事中、事后行文，而请示只能事前行文；
二是在行文方向上，函主要用于平行文，而请示只能用于上行文；
三是在行文功能上，除了两者的共同点外，函还可以商洽工作、询问和答复问题，而请示只能请求指示、批准；
四是在行文结果上，因为发函机关与收文机关不相隶属，所以作为收文机关收取函后，一般只能用函答复，而上级机关收到请示后，无论对请示事项是否同意，要给予答复，在时用下行文批复，有时授权办公厅（室）用函来答复。
（五）纪要
1.适用范围：用于记载会议主要情况和议定事项。
2.纪要的特点：
一是纪实性，也就是客观性。如实记载会议情况和议定事项以及会议存在的分歧意见和问题等。
二是概括性，即提要性。纪要不同于纪录，纪要要集中地反映会议的精神实质，具有高度的概括性。
三是内部性。会议纪要是摘要记载会议情况和议定事项的内部文件，可以印发参会单位和其他相关单位，但不需要向社会公开。不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。
3.纪要的写法：
（1）办公会议纪要：会况部分按格式写，侧重记载议定事项，注意分条列项来写。
（2）工作会议纪要：会况部分开头叙，主要内容分条理，政策规定要说明，其中道理要讲明，结尾还要发号召。
（3）研讨会议纪要：既要记载共同认识，也要反映分歧观点，侧重概括学术成果。
（六）总结
不是《条例》规定的文种，但工作中经常用到，特别在办公室工作的同志。
1.总结适用范围：总结是对本单位过去一个时期的工作进行回顾和分析时形成的文字材料。
2.总结的作用：肯定成绩，找出问题，正确估价；总结经验，发现规律，指导今后；表扬先进，批评落后，激励大家；发扬成绩，克服缺点，再上台阶。
3.总结与相关文种的关系：
（1）总结与计划的关系：计划——实施——总结——再计划——再实施——再总结……循环往复，螺旋上升。
（2）总结与报告的关系：总结上报时可用“报告”的文种，侧重于汇报工作情况和主要做法。
（3）总结与通知的关系：总结下发时可用“通知”的文种，侧重于讲评工作，总结经验教训，激励下级。
4.总结的基本结构：开头部分，成绩部分，经验部分，问题部分，打算部分。
5.总结的撰写要求：要充分占有材料，要认真进行比较，要注意评价分寸，要重点总结经验，要避免交叉重复。
成绩部分与经验部分的区别：从表达方式看，成绩部分重叙述，经验部分重议论；从抒发语气看，成绩部分是“…了”，经验部分是“ …是”；从选用材料看，成绩部分是综合性，经验部分是典型性；从切取角度看，成绩部分是横切面，经验部分是纵剖点。
6.总结的写作艺术：
（1）在准备阶段做到四个准确把握：准确把握上级部署的任务和有关指示要求；准确把握所属单位完成任务的进度、质量，以及存在的问题和薄弱环节；准确把握领导意图 ；准确把握如何使用素材。
（2）在起草阶段处理好七个关系：一是观点与材料的关系，二是摆现象与提炼规律的关系，三是上级指示与本单位实际的关系，四是点与面的关系，五是照顾全面与突出重点的关系，六是领会领导意图与独立思考的关系，七是尊重客观事实与讲究表述方法的关系。
（3）在修改阶段做到三个认真：一是认真进行自我修改，二是认真征求机关的意见，三是认真听取领导的指示。
7.总结写作六忌：一忌“流水帐”，二忌“老一套”，三忌报喜藏忧，四忌牵强附会，五忌用词夸张，六忌篇幅冗长。
四、公文拟制
公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序，公文拟制的质量和效率，直接影响公文效用的发挥。《条例》对公文拟制更加强调程序规范。
在“起草”环节强调： 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
在“审核”环节强调：以学校行政、党委印发的文件，必须先送校办审核，不能直接送分管领导签发。
在“签发”环节强调：一是依权限签发。领导只能对自己职权范围内的公文负责，只能签发自身权限所及的公文。重要公文和上行文由主要负责人签发。 二是按程序签发。坚持“先核后签”，公文必须审核完毕后再签发，而不是先签发再审核，以提高工作效率，确保公文质量。部门不应将代拟稿直接送分管领导签批。在学校，未经校办审核的文稿，校领导原则上不予受理签发。三是做好联合会签。如果涉及其他部门职责范围或管理权限，文件草拟部门应送请相关部门会签后，再送校办审核。
2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《党政机关公文处理工作条例》，停止执行《中国共产党机关公文处理条例》（96年中共中央办公厅发布）和《国家行政机关公文处理办法》（2000年国务院发布），实现了党的机关公文处理与政府机关公文处理法规一体化，无论是党的公文，还是行政公文，就此一条法规。高校作为教育事业单位，公文处理工作参照《条例》执行。 下面，就公文处理工作的一些体会，与大家进行简单交流，不当之处请大家包涵。
一、公文的涵义、特点与种类
（一）公文的涵义
《党政机关公文处理工作条例》第三条指出，“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
简单地说，公文是法定机关和组织在处理公务中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是各级机关行使职能的重要工具。
（二）公文的特点。从公文的涵义可以看出，公文的主要特点有：
1.公文是一种应用文书。(既不同于办理私人事务的文字材料，也不同于诗歌、散文等文学作品,而是一种应用文)
2.公文适用于处理公务。（传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况）
3.公文具有特定的效力。（公文体现的是组织意志和利益，传达的意志不以受文者是否同意为前提，公文一旦发布实施，其法定效力将对受文者及其他有关方面的行为产生不同程度的强制性影响和约束，必须被严格遵守或执行，具有极强的约束力）
4.公文具有规范的体式。（体式指文体和格式。公文不同于文学作品、新闻报道、学术论文等实用文件，必须严肃庄重。公文制发单位要严格遵循共同的规范格式，种类名称、体式结构、用纸幅面等都必须执行具体规定，不得随意更改）
5.公文是行政管理工具。（体现在公文的作用上，主要包括指导工作，传达意图；联系工作，交流情况；请示工作，答复问题；总结工作，推广经验；记载工作，积累史料）
（三）公文种类。
公文种类是根据公文功能属性进行的分类，简称文种。正确理解、全面把握、准确选用文种，是做好公文处理工作的一项基本要求。在公文处理工作中要认真区分法规中规定的文种、专用文种及其他文种之间的关系，正确地选用文种，为公文拟制、办理、管理提供便利，维护公文的权威性、严肃性。
1.新《条例》规定的主要文种。
原《中国共产党机关公文处理条例》规定的党的机关使用的主要文种有14个,《国家行政机关公文处理办法》规定的国家行政机关使用的主要文种有13个,名称相同的有9个,名称不同的也有9个,合计有18个文种.<新《条例》把两个方面的文种合并统一成15种，包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。去掉了原来党的机关文种“指示”、行政机关文种“条例”、“规定”。
上述15个文种原则上不区分党政机关文种适用对象，也就是说原则上不指定哪个文种适用于党的机关，或哪个文种适用于行政机关，只有命令（令）、议案两个文种例外，只适用于行政机关。
2.文种选用上存在的问题。
文种是公文标题中不可缺少的因素。文种选用正确与否，是公文写作成败的重要因素，也是能否达到行文目的的重要环节。目前，在文种使用上存在许多问题，突出表现在以下几个方面：
（1）缺少文种。一是公文无标题；二是公文标题三要素不全，有的公文标题只有一个要素，即事由，犹如报纸上的新闻标题。
（2）使用非法定文种。不选用法规中规定的文种，而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复等文种，如公文标题为：“关于接待******计划”。
（3）文种重叠。如请示报告、意见报告、请示函等，又如转发通知类公文，因转发环节多，经常出现“通知的通知的通知”。
（4）生造文种。如情况报告、总结报告、申请报告、任免通知、汇报等，甚至把批转也拿来当作文种使用。
（5）文种作为公文标题。如将函、通知（会议通知或开会通知）、请示、报告等作为公文标题，违背法规中有关标题拟制的原则要求。
（6）错用文种。一种情况是拿请示当函用。平行机关行文时应该用函请求批准的却错误使用了请示文种。出现此种情况的原因：一是不清楚平行机关之间不是上下级领导与被领导关系，二是出于对这两个文种使用规范掌握不准，三是明知不对，不得已而为之，出于无奈，因为这样有利于申请事项获得“绿灯”。日常行文中，确有不少申请事项因使用了函而被收文单位退回的现象，而一旦改用了请示，就会马上得到对方的“恩准”。另一种情况是拿报告当请示用。这种现象经常出现，报告是上行文，属阅件不是办件，这样行文，容易误事。
二、公文格式与行文规则
（一）公文格式
《条例》规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素。这里主要讲解与大家日常工作中相关性较大的几个要素，其他的要素是学校办公室经常涉及到的。
1.标题。由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可以简略。公文标题要能概括公文的主要内容，又要选准文种，做到准确、精练，具有“画龙点睛”的作用，有助于人们对公文的制发机关、内容、性质有了解。
2.主送机关。是公文的主要受理机关，它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。其中，使用简称要规范、准确；使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。
3.正文。是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。每个自然段之间不要空行，使用的层次序号不要过细，有的多达六层甚至七层，如除了上面说的四个层次序数外，还用“第一”、“第二”、“A、B、C”等等。
（二）行文规则
《条例》第4章行文规则共5条，包括行文的总规则、向上级机关行文的规则、向下级机关行文的规则和其他规则，即机关联合行文、部门之间行文、部门内设机构行文的规则。在这里不一一讲述，重点讲一下和我们工作关联度高的几条。
1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
决定是否行文，主要从3个方面把握：
一是行文理由、依据充分，行文条件成熟。即工作确实需要，如果不行文，就会影响工作甚至造成损失或重大损失的。例如，党政机关的重要决议、决定，公布法规规章和应当遵守或者周知的事项，宣布实施重大强制性措施，通报重要情况等，这些必须行文。
二是不得把行文当成解决问题的唯一手段。可发可不发的，坚决不发，不能为了发文而发文。比如，仅表态性的、没有实质内容的、照抄照传的、能够通过电话等手段解决的、搞形式主义应付上级机关检查的，等等，不要行文。
三是经审核认定该发的公文，也应该讲求实效。公文必须紧密结合实际，一切从实际出发，制定的方针政策措施办法等切实可行，能够解决实际问题。文风上要坚持少发文、发短文。
“注重针对性和可操作性”，这是《条例》新增加的内容。“针对性”是指公文中所制定的方针政策措施办法等，针对特定的任务，解决某些具体问题。“可操作性”是指拟制公文必须依法依规，注重调研，发扬民主，科学论证，严格把关。
（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
2.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
一文一事，即一件请示公文只请示反映一个问题，反映了请示公文专一性，有利于上级机关审阅、批示和答复。向上级机关请示问题，应当附背景材料、情况说明等，以利于请示公文的办理。
3.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
三、常用公文的适用范围与特点
结合学校工作实际，这里主要介绍其中的6个文种的适用范围与特点。
（一）通知
1.适用范围。用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
通知是使用频率最高，适用范围最广的文种。
2.主要特点。
一是适用范围广。此文种适用性强，形式灵活，在公务活动中广泛运用。
二是使用频率高。通知是所有公文文种中使用频率最高的文种。
三是专项性强。通知多是专项的，一事一通知，所以内容必须具体明确，表述要求简练准确。
3.如何用通知批转、转发、印发公文。
一是凡上级机关发布下级机关的来文，用“批转性通知”；
二是凡下级机关转发上级机关的来文，或者党政机关办公厅（室）根据授权，发布平行机关或上相隶属机关的来文，用“转发性通知”。
三是凡上级机关向下级机关行文时使用《条例》中规定的15个主要文种以外的其他文种，如准则、条例、规定、办法、细则、要点、规划、纲要、计划、方案等，用“印发性通知”。人事任免也多选用通知这个文种。
（二）报告
1.适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
2.主要特点：一是广泛性，适用范围广泛。二是陈述性，内容以陈述为主。三是单向性，下级机关向上级机关单位向行文。四是事后性，“事前请示、事后报告”。
3.报告的结构：
（1）工作报告：过去的回顾（交代背景，主要成绩，经验体会，存在问题），今后的打算（分析形势，指导思想，奋斗目标，主要措施）。
（2）情况报告：基本情况，做法和成绩，问题和教训，下一步打算。
（3）建议报告：建议的缘由，建议的事项，对建议的处理要求。
（4）答复报告：答复的依据，落实的过程，答复的事项。
（5）述职报告：基本情况，主要业绩（分项展开），存在问题（简短准确），结束语。
（6）事故报告：事故经过极其伤亡、损失情况，组织抢救与调查处理的情况，事故的性质、原因和教训，已经采取或准备采取的主要措施，对事故责任者的处理情况。
（三）请示
1.适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。
2.主要特点：
一是内容针对性、规定性。
二是逐级请示，不得越级行文，特殊情况需越级请示，要抄送被越过的有隶属关系的上级机关 。
三是单一性，一事一请示。
四是呈批性，原则上主送一个主管的上级机关即有隶属关系的直接上级机关，无论同意与否，上级机关都要给予答复。
五是请示者和受理者必须是一级机关或组织，并具有隶属关系或业务指导关系。
六是事前性，必须是事前请示，不能先斩后奏。
3.请示的结构：请示理由（重点），请示事项（目的），结束语（恭敬）。
4.请示与报告的区别：这两个文种的共同点是都是上行文，行文的作用有共同之处，都上向上级机关反映情况。它们的不同点主要表现为：
一是对上级要求不同。报告不要求上级答复，而请示则要求上级答复。
二是行文时间不同。报告是事中或事后行文，而请示只能是事前行文。
三是文种性质不同。报告属陈述性的上行公文，而请示属请求性的上行公文。
四是行文目的不同。报告是向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问，而请示是向上级机关请求指示、批准。
（四）函
1.适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
2.主要特点。
一是广泛性。函是朵机关、单位公务往来中使用比较简便灵活、使用范围广、使用频率高的公文文种。平行机关和不相隶属机关都可使用。
二是灵活性。凡是申请事项、建议咨询、商洽工作、通知事项、催办事项、答复询问、召开会议、报送材料均可用函，还可用来请求批准和答复审批有关事项等。
三是单一性。一函一事，简短明了。
3.函与请示的区别：这两个文种的共同点主要是它们的适用范围中都有请求批准的功用。它们的不同点主要表现在行文时间、行文方向、行文功能和行文结果上。
一是行文时间上，函是视内容可事前、事中、事后行文，而请示只能事前行文；
二是在行文方向上，函主要用于平行文，而请示只能用于上行文；
三是在行文功能上，除了两者的共同点外，函还可以商洽工作、询问和答复问题，而请示只能请求指示、批准；
四是在行文结果上，因为发函机关与收文机关不相隶属，所以作为收文机关收取函后，一般只能用函答复，而上级机关收到请示后，无论对请示事项是否同意，要给予答复，在时用下行文批复，有时授权办公厅（室）用函来答复。
（五）纪要
1.适用范围：用于记载会议主要情况和议定事项。
2.纪要的特点：
一是纪实性，也就是客观性。如实记载会议情况和议定事项以及会议存在的分歧意见和问题等。
二是概括性，即提要性。纪要不同于纪录，纪要要集中地反映会议的精神实质，具有高度的概括性。
三是内部性。会议纪要是摘要记载会议情况和议定事项的内部文件，可以印发参会单位和其他相关单位，但不需要向社会公开。不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。
3.纪要的写法：
（1）办公会议纪要：会况部分按格式写，侧重记载议定事项，注意分条列项来写。
（2）工作会议纪要：会况部分开头叙，主要内容分条理，政策规定要说明，其中道理要讲明，结尾还要发号召。
（3）研讨会议纪要：既要记载共同认识，也要反映分歧观点，侧重概括学术成果。
（六）总结
不是《条例》规定的文种，但工作中经常用到，特别在办公室工作的同志。
1.总结适用范围：总结是对本单位过去一个时期的工作进行回顾和分析时形成的文字材料。
2.总结的作用：肯定成绩，找出问题，正确估价；总结经验，发现规律，指导今后；表扬先进，批评落后，激励大家；发扬成绩，克服缺点，再上台阶。
3.总结与相关文种的关系：
（1）总结与计划的关系：计划——实施——总结——再计划——再实施——再总结……循环往复，螺旋上升。
（2）总结与报告的关系：总结上报时可用“报告”的文种，侧重于汇报工作情况和主要做法。
（3）总结与通知的关系：总结下发时可用“通知”的文种，侧重于讲评工作，总结经验教训，激励下级。
4.总结的基本结构：开头部分，成绩部分，经验部分，问题部分，打算部分。
5.总结的撰写要求：要充分占有材料，要认真进行比较，要注意评价分寸，要重点总结经验，要避免交叉重复。
成绩部分与经验部分的区别：从表达方式看，成绩部分重叙述，经验部分重议论；从抒发语气看，成绩部分是“…了”，经验部分是“ …是”；从选用材料看，成绩部分是综合性，经验部分是典型性；从切取角度看，成绩部分是横切面，经验部分是纵剖点。
6.总结的写作艺术：
（1）在准备阶段做到四个准确把握：准确把握上级部署的任务和有关指示要求；准确把握所属单位完成任务的进度、质量，以及存在的问题和薄弱环节；准确把握领导意图 ；准确把握如何使用素材。
（2）在起草阶段处理好七个关系：一是观点与材料的关系，二是摆现象与提炼规律的关系，三是上级指示与本单位实际的关系，四是点与面的关系，五是照顾全面与突出重点的关系，六是领会领导意图与独立思考的关系，七是尊重客观事实与讲究表述方法的关系。
（3）在修改阶段做到三个认真：一是认真进行自我修改，二是认真征求机关的意见，三是认真听取领导的指示。
7.总结写作六忌：一忌“流水帐”，二忌“老一套”，三忌报喜藏忧，四忌牵强附会，五忌用词夸张，六忌篇幅冗长。
四、公文拟制
公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序，公文拟制的质量和效率，直接影响公文效用的发挥。《条例》对公文拟制更加强调程序规范。
在“起草”环节强调： 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
在“审核”环节强调：以学校行政、党委印发的文件，必须先送校办审核，不能直接送分管领导签发。
在“签发”环节强调：一是依权限签发。领导只能对自己职权范围内的公文负责，只能签发自身权限所及的公文。重要公文和上行文由主要负责人签发。 二是按程序签发。坚持“先核后签”，公文必须审核完毕后再签发，而不是先签发再审核，以提高工作效率，确保公文质量。部门不应将代拟稿直接送分管领导签批。在学校，未经校办审核的文稿，校领导原则上不予受理签发。三是做好联合会签。如果涉及其他部门职责范围或管理权限，文件草拟部门应送请相关部门会签后，再送校办审核。